IKOULA's Vertrouwelijkheidshandvest

Het doel van dit vertrouwelijkheidshandvest is de verschillende manieren van gegevensverwerking te beschrijven die KIOULA implementeert in het kader van zijn relatie met zijn klanten, met degenen die zich abonneren op de IKOULA-nieuwsbrief en in het kader van een verzoek om informatie via het contactformulier.

IKOULA hecht een groot belang aan de bescherming van uw persoonlijke gegevens en verzekert dat de verwerking hiervan in overeenstemming gebeurt met de wetgeving en de toepasselijke regelgeving en in het bijzonder met Verordening 2016/679 van 27 april 2016.

Dit vertrouwelijkheidshandvest treedt in werking op de publicatiedatum hiervan. Het is van toepassing op alle persoonlijke gegevens die IKOULA verzamelt/heeft verzameld in het kader van zijn relatie met de personen die hen persoonlijke gegevens communiceren en/of hen contracteren.

Dit huidige vertrouwelijkheidshandvest is onderhevig aan verandering en kan worden gewijzigd: we nodigen u uit om het regelmatig raad te plegen.

Aarzel niet om onze DPO, de heer Jean-Maxime Peyrat, te contacteren indien u eender welke vraag heeft, zijn coördinaten staan in punt 8 van dit handvest.



1. Doel van de verwerking van klanten- en prospectengegevens door Ikoula

IKOULA stelt prospecten en/of klanten voor, in het kader van haar diensten en op haar website, om formulieren in te vullen om informatie en/of commerciële aanbiedingen te verzenden/ontvangen en/of een overeenkomst met IKOULA aan te gaan.

Op de Ikoula-website, betreft dit de volgende formulieren:

Namen van formulieren waarmee IKOULA gegevens verzamelt
  • "Contacteer ons" formulier
  • Inschrijfformulier nieuwsbrief
  • "Zich registreren"-formulier
  • Bestelformulier

1.1 Doeleinden

De verwerking van uw gegevens dient voor het beheren van uw bestellingen, het beheren van de contractuele relatie met de klant, het aanpassen van onze diensten, het beheren van het verzenden van informatie van IKOULA uit, het toestaan van het richten van een verzoek/vraag aan IKOULA, het verzenden van commerciële verzoeken, het opstellen van tevredenheidsonderzoeken.

Met deze behandelingen kan IKOULA:

  • De nodige handelingen uitvoeren uit om uw bestelling te beheren en voor de ontwikkeling van onze commerciële relaties, om onze contractuele relatie uit te voeren
  • Reageren op verzoeken/vragen die door de gebruiker zijn verzonden via het contactformulier
  • Commerciële verzoeken naar de gebruiker sturen wanneer hij dit uitdrukkelijk aanvaardt op het moment dat hij zich abonneert op de nieuwsbrief, waarbij de gebruiker zich op elk gewenst moment van de nieuwsbrief kan afmelden door op de link "uitschrijven" te klikken, die in elke email vermeld staat
  • Een klanttevredenheidsonderzoek ontwikkelen
  • Fraude bestrijden
  • Spellen of wedstrijden organiseren, waar van toepassing
  • Uw gegevens gebruiken in het kader van een legitiem belang, dat kan de evaluatie en verbetering van onze producten en diensten zijn en elke actie om u de beste service te kunnen bieden.

1.2 Wettelijke grondslag

Article 6(1) a, b, c en f voor zover van toepassing, van de algemene verordening gegevensbescherming - AVG

De gegevens worden verzameld omdat de betrokkene heeft ingestemd met de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens voor één of meerdere specifieke doeleinden, zoals: het aanvragen en ontvangen van informatie en/of het verzoek om commerciële schrijvens van IKOULA te ontvangen en/of het indienen van een verzoek/vraag en/of het houden van tevredenheidsenquêtes bij IKOULA en/of de noodzakelijke verwerking voor de uitvoering van een contract waarbij de betrokkene persoon er een deel van uitmaakt en/of het noodzakelijk is voor het respecteren van een wettelijke verplichting waaraan IKOULA is onderworpen en/of het noodzakelijk is voor de legitieme belangen die door de verwerkingsverantwoordelijke worden nageleefd.



2. Verwerkte gegevens

Voorbeelden van gegevens die zijn verwerkt voor het formulier 'Contact'
  • Naam
  • Voornaam
  • E-mail
  • Firma
  • Telefoonnummer
  • Herkomst
  • Commentaar

Voorbeelden van gegevens die zijn verwerkt voor het registratieformulier voor de nieuwsbrief
  • Titel
  • Voornaam
  • Naam
  • E-mail
  • Firma
  • Nieuwsbrief die u wenst te ontvangen (mogelijkheid om een of meer nieuwsbrieven te kiezen)

Voorbeelden van gegevens die zijn verwerkt voor het formulier voor het aanmaken van een klantenaccount/in te vullen formulier bij het plaatsen van een bestelling op de Ikoula website
  • Accounttype (persoonlijk account/bedrijfsaccount)
  • Firma
  • Btw-nummer
  • Naam
  • Voornaam
  • E-mailadres
  • Wachtwoord
  • Adres 1
  • Adres 2
  • Stad
  • Provincie/Regio
  • Postcode
  • Land
  • Telefoonnummer
  • Mobiel nummer

Dankzij de verzamelde gegevens kan Ikoula u identificeren, om de facturering te verzekeren, om het naleven van contracten te verzekeren dat zij met u gesloten heeft en in het algemeen, om het opvolgen van de contractuele relatie te verzekeren.
Wij willen uw aandacht vestigen op het feit dat u in het online betalingssysteem, betalingstechnologie van een derde kunt gebruiken om te betalen (bijvoorbeeld PayPal, Paybox, enz.): deze bedrijven behandelen direct uw gegevens en zij zijn daarom de verantwoordelijken voor de behandeling ervan die u moet contacteren indien nodig.
In geval van problemen, gelieve dan onze DPO te contacteren, waarvan de gegevens opgenomen zijn in dit vertrouwelijkheidscharter.

2.1 Gegevensbron

De gegevensverzamelingsvelden voorzien op de formulieren, waarop een asterisk te zien is, zijn verplicht: zonder deze gegevens kunnen we je geen antwoord schrijven en/of kunnen we geen contracten verwerken.

2.2 Verplichte karakter van de gegevensverzameling

The data collection fields on the forms which are marked with an asterisk are mandatory: without these data, we cannot answer you and/or we cannot execute our contracts with you.

2.3 Geautomatiseerde besluitvorming

De behandeling voorziet geen geautomatiseerde besluitvorming.



3. Betrokken personen

De gegevensverwerking betreft uitsluitend personen die informatie wensen te ontvangen en/of zich inschrijven voor de nieuwsbrief en/of klant willen worden van IKOULA door zich in te schrijven voor een van de voorgestelde aanbiedingen op de website van IKOULA of via een aanbod gesloten met een reclamecampagne van Ikoula.



4. Ontvangers van de gegevens

4.1 Categorieën van de bestemmelingen

De personen die de gegevens ontvangen zijn:

Binnen IKOULA:
  • De marketingafdeling
  • De verkoop/salesafdeling
  • De commerciële dienst
  • De boekhoudafdeling
  • Administratief en financieel management
  • Algemeen management

Betroffen IKOULA-partners, dit kunnen volgende partijen zijn:
  • Bedrijven die tevredenheidsonderzoeken uitvoeren
  • Ondernemingen die IKOULA bijstaan in de strijd tegen fraude
  • Bedrijven voor gegevenskwalificatie en commerciële re-targeting
  • Facturatie- en betalingsbedrijven

4.2 Gegevensoverdracht/gegevensoverdracht buiten de EU

In het kader van de uitvoering van de contracten die u met IKOULA afsluit via de IKOULA-website, de inschrijving voor een nieuwsbrief en in het kader van een verzoek om informatie bij IKOULA, worden geen gegevens overgedragen buiten de Europese Unie.
Soms kunnen we echter worden verplicht om gegevens over te dragen aan externe partners om namens ons ad-hoc-opdrachten uit te voeren en bijvoorbeeld als onderdeel van tevredenheidsenquêtes en e-mailcampagnes.
Wanneer een partner beroep doet op andere partners die zich in een lang bevinden dat niet is erkend als verzekeraar van een adequaat beschermingsniveau, eist IKOULA dat de partner voldoet aan de vereisten voor de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonlijke gegevens en dat zij enkel gegevens mogen verwerken voor de doeleinden die werden bepaald. Deze partners hebben eerder de standaard contractuele clausules van de Europese Commissie ondertekend.



5. Bewaartermijn van de gegevens

IKOULA bewaart de verzamelde gegevens in overeenstemming met wettelijke en reglementaire periodes en in overeenstemming met de door de NCIL aanbevolen bewaartermijnen.
Wat de contracten betreft, worden de gegevens bewaard voor de gehele looptijd van het contract en voor de voorschrijvingstermijn van de acties (deze duur bedraagt, zonder uitzondering, 5 jaar).
IKOULA bewaart de via het nieuwsbriefformulier verzamelde gegevens zolang de persoon zich niet afmeldt (via de afmeldingslink die in elke nieuwsbrief staat).
IKOULA bewaart de gegevens van de klantaccounts in overeenstemming met de regels die van toepassing zijn op de verjaringstermijnen en de toepasselijke wettelijke en reglementaire bepalingen.



6. Beveiliging

IKOULA implementeert de middelen die nodig zijn voor de beveiliging en de vertrouwelijkheid van uw gegevens, in het bijzonder:

  • Veilige gegevenstoegang door bevoegd personeel
  • Logboek van de verbindingen
  • Gegevensencryptie


7. Cookies

Informatie met betrekking tot cookies kan u raadplegen via het volgende adres: https://www.ikoula.com/nl/cookies



8. Uw rechten over gegevens die u betreffen

U kan de toegang verkrijgen en een kopie ontvangen van de gegevens die u betreffen, u kan zich verzetten tegen de verwerking van deze gegevens, ze laten rechtzetten of ze laten verwijderen. U heeft eveneens het recht om de verwerking van uw gegevens te laten beperken.
Uw rechten begrijpen
U heeft tevens het recht om specifieke en algemene richtlijnen te formuleren met betrekking tot de opslag, verwijdering en communicatie van uw gegevens, post-mortem.
De mededeling van specifieke post-mortem-richtlijnen en de uitoefening van deze rechten gebeurt door een brief per post te sturen naar de DPO, waarvan de coördinaten hieronder worden gespecificeerd. Verzoeken in verband met de behandeling van gegevens, post-mortem moeten vergezeld worden van een kopie van een identiteitsbewijs om te kunnen worden verwerkt.

8.1 Uitoefening van uw rechten

De functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van IKOULA is uw aanspreekpunt, bij hem kan u elk verzoek met betrekking tot uw rechten in verband met deze verwerking uitoefenen.
Via e-mail contact opnemen met de DPO : rgpd@ikoula.com
Per post de DPO aanschrijven:
Jean-Maxime PEYRAT
H&P Avocats,
26 rue Saussier Leroy,
75017 PARIS
Telephone: +33 (0)186 950858

8.2 Bezwaar (klacht) indienen bij de NCIL

Als u van mening bent dat, nadat u contact met ons heeft opgenomen, de rechten van uw gegevens niet worden gerespecteerd, kan u een bezwaar (klacht) indienen bij de NCIL.